Laterale hangmappen

Wat zijn laterale hangmappen en waarvoor worden ze gebruikt?

Laterale hangmappen zijn horizontaal openende mappen die speciaal ontworpen zijn om documenten overzichtelijk en toegankelijk te bewaren in laden of kasten. Ze worden veel gebruikt in kantooromgevingen waar grote hoeveelheden papieren documenten systematisch moeten worden opgeslagen. In tegenstelling tot verticale hangmappen, waarbij de mappen rechtop hangen, liggen laterale hangmappen plat naast elkaar, wat het makkelijker maakt om meerdere dossiers tegelijk te bekijken zonder dat u de map hoeft te verwijderen.

Waar moet u op letten bij het kopen van laterale hangmappen?

Bij de aanschaf van laterale hangmappen is het belangrijk om rekening te houden met een aantal praktische aspecten:

• Formaat en afmetingen: Controleer de breedte en diepte van uw ladekasten of archiefkasten om de juiste maat laterale hangmappen te kiezen. Er zijn diverse formaten, bijvoorbeeld geschikt voor A4- of foolscap-documenten.
• Materiaal en duurzaamheid: Kies voor stevige materialen zoals kunststof of metaal voor een langere levensduur bij intensief gebruik.
• Compatibiliteit met uittreksystemen: Sommige laterale hangmappen zijn speciaal ontworpen voor gebruik in ladekasten met uittreksystemen, wat het zoeken en ordenen vereenvoudigt.
• Indelingsmogelijkheden: Let op de mogelijkheid om tabbladen of etiketten toe te voegen voor een snelle herkenning van inhoud.
• Maximale vulcapaciteit: Afhankelijk van de dikte van uw documenten, kiest u een map met voldoende ruimte zonder dat deze te vol raakt en moeilijk te hanteren wordt.

Welke laterale hangmappen is geschikt voor uw kantoorbehoefte?

De keuze voor een specifieke laterale hangmap hangt af van het type documenten en de werkprocessen binnen uw organisatie. Bijvoorbeeld:

• Voor intensief gebruik en grote volumes: Kies voor robuuste, kunststof hangmappen met versterkte randen, die bestand zijn tegen veelvuldig openen en sluiten.
• Voor archivering op lange termijn: Zijn zuurvrije of lichtbestendige laterale hangmappen gewenst om documenten optimaal te beschermen tegen verkleuring en veroudering.
• Voor flexibele indeling: Modellen met verstelbare of verwijderbare tabbladen maken het mogelijk om mappen eenvoudig opnieuw in te delen en aan te passen aan veranderende archiefstructuren.
• Voor digitale integratie: Sommige laterale hangmappen zijn voorzien van QR-codes of etiketten die gekoppeld kunnen worden aan digitale archieftools, wat het terugvinden van documenten versnelt.

Hoeveel laterale hangmappen heeft u nodig voor een efficiënt archief?

Het aantal benodigde laterale hangmappen is afhankelijk van het volume aan documenten en het aantal gebruikers dat toegang nodig heeft. Een algemene richtlijn is:

• Per medewerker die regelmatig papieren dossiers beheert, verdient het aanbeveling om minimaal 3 tot 5 mappen beschikbaar te hebben.
• Voor centrale archieven geldt dat u het totale aantal documenten deelt door de vulcapaciteit van één map om het aantal mappen te bepalen.
• Houd rekening met toekomstige groei door ruimte te reserveren voor extra mappen.

Een goede planning voorkomt dat archieven te vol raken, wat de toegankelijkheid en veiligheid van documenten ten goede komt.

Wat is voordeliger of praktischer: laterale versus verticale hangmappen?

De keuze tussen laterale en verticale hangmappen hangt af van de beschikbare ruimte, gebruiksgemak en soort documenten:

• Laterale hangmappen bieden overzicht doordat meerdere mappen naast elkaar zichtbaar zijn, wat snelle toegang tot documenten in een lade mogelijk maakt.
• Verticale hangmappen nemen minder ruimte in beslag in de breedte en zijn vaak geschikt voor smalle archiefkasten.
• In omgevingen waar documenten vaak geraadpleegd worden, zijn laterale mappen praktischer omdat ze de inhoud beter presenteren en sneller doorzocht kunnen worden.
• Bij beperkte ruimte of wanneer documenten minder frequent worden geraadpleegd, kunnen verticale mappen kosten- en ruimte-efficiënter zijn.

Veelgestelde vragen over laterale hangmappen

Wat is het verschil tussen laterale en verticale hangmappen?

Laterale hangmappen liggen horizontaal in laden en openen aan de lange zijde, terwijl verticale hangmappen rechtop hangen en openen aan de korte zijde. Laterale mappen bieden meer overzicht bij het openen van laden.

Hoe kiest u de juiste maat laterale hangmap?

Meet de binnenmaat van uw lade of archiefkast en kies een laterale hangmap die hier precies in past. Let ook op de documentenformaten die u wilt opslaan, zoals A4 of foolscap.

Zijn laterale hangmappen geschikt voor intensief gebruik?

Ja, modellen van duurzaam kunststof of metaal zijn ontworpen voor frequent gebruik en gaan lang mee zonder te verslijten.

Kan ik laterale hangmappen combineren met digitale archiveringssystemen?

Ja, sommige laterale hangmappen zijn voorzien van etiketten of QR-codes waarmee u fysieke dossiers eenvoudig koppelt aan digitale bestanden.

• Duidelijke zichtbaarheid en snelle toegang tot documenten
• Geschikt voor grote volumes en intensief gebruik
• Variabele indeling met tabbladen en etiketten
• Duurzaam materiaal voor langdurige archivering
• Efficiënte ruimtebenutting in ladekasten en archiefkasten